L’audit de surveillance Qualiopi est-il si terrible ?

Un petit retour dans le passé : le processus Qualiopi

Avant de plonger dans le vif du sujet, faisons un petit voyage dans le temps pour nous rappeler les grands principes de cette certification. L’audit initial de certification permet de vérifier que votre activité de formateur répond aux exigences du référentiel qualité Qualiopi, qui comprend 7 critères et 32 indicateurs. La certification est délivrée par un organisme certificateur indépendant, accrédité par le COFRAC. L’auditeur analyse l’activité de l’organisme de formation et la conformité des dossiers avec les attendus de Qualiopi. Le rapport d’audit final peut comporter 4 types de constats : point fort, conforme, conforme à surveiller, non-conformité mineure ou majeure et la certification Qualiopi est valable 3 ans (pour les prestataires certifiés en 2020, la durée de validité est de 4 ans en raison de la pandémie de Covid-19).

L’audit de surveillance obligatoire

Le référentiel Qualiopi prévoit un audit de surveillance à réaliser pendant la durée de validité de la certification. L’objectif de cet audit est de vérifier que votre activité de formation est toujours conforme au référentiel Qualiopi et que vous avez mis en œuvre les actions correctrices identifiées lors de l’audit initial. C’est une façon de vous rappeler constamment les attendus de Qualiopi, plutôt que de vous en préoccuper seulement une fois tous les 3 ans.

En quoi consiste l’audit de surveillance ?

Pour tout savoir sur l’audit de surveillance Qualiopi (aussi appelé audit de suivi Qualiopi), suivez le guide. L’audit de surveillance se fait à distance ou sur site. Toutefois, si votre certification initiale s’est déjà déroulée à distance, l’audit de suivi est obligatoirement effectué en présentiel. Vous devez organiser cet audit entre le 14ème et le 22ème mois après l’audit initial. Ce délai court jusqu’au 28ème mois pour les OF certifiés en 2020 (concernés par la durée de validité dérogatoire de 4 ans).

Le déroulement de l’audit

L’auditeur va porter son attention sur plusieurs axes. D’abord, il fera le point sur les changements intervenus dans l’entreprise depuis l’audit initial : nouvelles formations ou méthodes pédagogiques, recrutement, évolution de l’activité, sous-traitance, etc. Ensuite, il reprendra l’audit initial et vérifiera que vous avez traité les non-conformités et mis en place les éventuelles mesures correctrices. Il examinera également les autres indicateurs pour vérifier que les processus restent correctement appliqués. Enfin, il examinera votre démarche d’amélioration continue prévue par l’indicateur 32.

Les conséquences de l’audit de surveillance

Si l’auditeur constate des non-conformités majeures lors de l’audit de surveillance, vous disposez de 3 mois pour mettre en place des mesures correctrices. Si vous ne prenez pas d’action dans ce délai, la certification peut vous être retirée. Mais pas d’inquiétude on est là pour vous préparer à cet audit de surveillance.

Comment se préparer à l’audit de suivi ?

La préparation commence dès la fin de l’audit initial. C’est comme si vous commenciez un nouvel entraînement pour la prochaine compétition. Voici quelques conseils pour aborder sereinement l’audit de surveillance :

Communiquer auprès de vos équipes et les impliquer dans la démarche : vous batissez une équipe soudée pour remporter la victoire.

Vous interroger sur les process à chaque changement : recrutement, départ, nouveau module de formation, changement de logiciel, sous-traitance, etc. Vous ajustez votre stratégie en fonction des nouvelles conditions de la course.

Maintenir la rigueur sur la gestion des documents : vous gardez votre équipement en bon état pour être prêt le jour de la compétition.

Suivre les actions correctrices de l’audit initial : Travaillez sur vos points faibles pour améliorer votre performance.

Former vos collaborateurs (et vous-même) : entraînez-vous régulièrement pour être au top de votre forme.

Construire une veille juridique et pédagogique régulière : c’est comme si vous étudiez vos adversaires pour anticiper leurs mouvements.

L’audit de surveillance Qualiopi : étape cruciale pour maintenir la qualité de votre organisme de formation.

L’audit de surveillance Qualiopi n’est pas une simple formalité, mais une étape essentielle pour garantir la pérennité de votre certification et donc de votre activité. C’est une véritable course de fond qui nécessite une préparation rigoureuse et une attention constante à la qualité de vos services. C’est un défi, certes, mais c’est aussi une opportunité d’amélioration continue, de renforcement de vos processus et de valorisation de votre engagement envers la qualité. Alors, chaussez vos baskets, hydratez-vous bien et préparez-vous à courir ce marathon. Avec une bonne préparation, une équipe soudée et un esprit positif, vous franchirez la ligne d’arrivée avec le sourire. Alors, prêt à relever le défi ?