Organismes multi-sites et Qualiopi : comment ça marche ?

Organisme de Formation Multi-Sites : Définition et Caractéristiques

Définition

Un organisme de formation multi-sites est une structure qui offre des formations sur plusieurs sites géographiques. Cela peut inclure différentes villes, régions ou même pays. Cette approche multi-sites permet une plus grande accessibilité et une portée étendue, permettant aux apprenants de différents endroits d’accéder à la formation sans les contraintes de la distance. De plus cela reflète également une tendance vers une éducation plus globalisée et interconnectée.

Caractéristiques

Un organisme de formation multi-sites n’est pas simplement défini par la présence de plusieurs sites, mais par une série de critères spécifiques qui garantissent une cohérence et une qualité à travers l’ensemble de l’organisation :

Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) commun : Tous les sites doivent partager le même NDA. Cela assure une uniformité administrative et une identité commune à travers tous les sites. Voilà un élément clé pour garantir que tous les sites opèrent sous les mêmes règles et régulations.

Personnel permanent : Chaque site doit avoir du personnel présent de façon permanente. En effet, cela garantit la continuité de la formation et assure que chaque site peut fonctionner de manière autonome tout en faisant partie de l’ensemble plus vaste. Le personnel permanent peut inclure des formateurs, des administrateurs et d’autres membres du personnel de soutien.

Harmonisation du système qualité : L’objectif est de proposer un système qualité commun et propre à tous les sites.  Bien que chaque site puisse avoir ses propres particularités et besoins, il doit adhérer à un ensemble commun de normes et de pratiques de qualité. Et cela assure une qualité uniforme à travers tous les sites et permet aux apprenants de s’attendre à un certain niveau de qualité, quel que soit le site où ils suivent la formation.

Fonction Centrale : Cette fonction pilote le système qualité, assurant une coordination et une gestion efficaces. La Fonction Centrale agit comme un hub central, coordonnant les activités entre les différents sites et assurant que les normes de qualité sont maintenues. Par exemple, cela peut inclure la supervision des audits, la gestion des ressources, la coordination des formateurs et bien plus encore.

Organisme Mono-Site vs Multi-Sites

Organisme Mono-Site

Un organisme mono-site est une structure qui ne possède qu’un seul site dédié à la formation. Cela signifie que toutes les activités de formation sont centralisées en un seul lieu. Voici quelques aspects clés de l’organisme mono-site :

Centralisation : Toutes les ressources, le personnel et les activités de formation sont concentrés en un seul lieu. Cela peut faciliter la gestion et la coordination, mais peut aussi limiter la portée géographique de l’organisme.

Périmètre de Certification : Même si un organisme mono-site possède plusieurs sites, s’ils ne remplissent pas les critères d’un multi-sites, ils ne font pas partie du périmètre de certification. Cela signifie que ces sites supplémentaires ne sont pas reconnus comme faisant partie de l’organisme aux fins de la certification Qualiopi.

Accessibilité : L’organisme mono-site peut être moins accessible pour les apprenants qui ne vivent pas à proximité du site. Cela peut limiter la diversité et l’inclusivité de l’offre de formation.

Simplicité : La gestion d’un seul site peut être plus simple et plus directe, avec moins de complexité dans la coordination et l’administration.

Organisme Multi-Sites

Un organisme multi-sites, en revanche, doit répondre à plusieurs critères spécifiques. Voici quelques aspects clés de l’organisme multi-sites :

Flexibilité et Portée : Avec plusieurs sites, un organisme multi-sites peut atteindre une plus grande population d’apprenants. Cela offre une plus grande flexibilité pour les apprenants et permet à l’organisme de s’adapter à divers besoins régionaux et locaux.

Complexité de Gestion : Gérer plusieurs sites peut être plus complexe. Cela nécessite une coordination étroite, une communication claire et une gestion centralisée pour assurer la cohérence et la qualité à travers tous les sites.

Critères Spécifiques : Comme mentionné précédemment, un organisme multi-sites doit répondre à des critères spécifiques tels que le partage du même NDA, la présence de personnel permanent dans chaque site, l’harmonisation du système qualité, et une Fonction Centrale qui pilote le système qualité.

Opportunités et Défis : L’approche multi-sites offre de nouvelles opportunités pour l’expansion et l’innovation dans la formation, mais apporte également de nouveaux défis en termes de gestion, de qualité et de conformité.

Changements pour la Certification Qualiopi

La certification Qualiopi, qui vise à garantir la qualité des prestations proposées par les prestataires d’actions de développement des compétences, a dû s’adapter aux organismes multi-sites.

Durée d’audit

Extension de la Durée : La durée de l’audit sera plus longue pour un organisme multi-sites. Cela est nécessaire pour permettre une évaluation approfondie.

Complexité Accrue : La nécessité d’auditer plusieurs sites ajoute une couche de complexité à l’audit. Cela peut inclure la nécessité de comprendre les différences régionales, les variations dans les pratiques de formation.

Assurance Qualité : L’extension de la durée de l’audit assure que la qualité ne soit pas compromise. Chaque site doit être évalué selon les mêmes normes rigoureuses pour garantir que l’ensemble de l’organisme répond aux exigences de Qualiopi.

Nombre de sites audités

 Sélection des Sites : Tous les sites ne seront pas audités. Un calcul spécifique est fait par l’organisme certificateur pour déterminer le nombre de sites audités.

Représentation Équitable : Le calcul vise à garantir une représentation équitable sans surcharger le processus d’audit. Cela permet une évaluation efficace sans compromettre la qualité ou l’intégrité de l’audit.

Critères de Sélection : La sélection des sites à auditer peut être basée sur divers facteurs tels que la taille, la localisation, les types de formation offerts, etc. Cela assure que l’audit couvre un échantillon représentatif de l’ensemble de l’organisme.

Organismes de formation multi-site : une adaptation de la certification Qualiopi nécessaire.

L’adaptation de la certification Qualiopi aux organismes multi-sites n’est pas simplement une question de changement de quelques règles ou procédures. C’est une révision complète de la manière dont l’audit est planifié, exécuté et évalué. Cela reflète une compréhension profonde des défis et des opportunités uniques que présentent les organismes multi-sites et démontre l’engagement continu de Qualiopi à maintenir et à améliorer la qualité de la formation professionnelle, quel que soit le format ou la structure de l’organisme de formation.