Indicateur 9 de Qualiopi : Soyez transparent sur le déroulement de la formation !
Le prestataire informe les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation.
Points de vigilance
La réussite de l'indicateur 9 de Qualiopi repose sur une communication claire, précise et accessible de toutes les conditions de déroulement de la prestation aux bénéficiaires, garantissant ainsi une transparence totale et une compréhension optimale de l'offre de service.
Il est crucial de veiller à la mise à jour régulière des informations communiquées aux bénéficiaires et à l'adaptation des canaux de communication utilisés pour atteindre tous les bénéficiaires, y compris ceux en situation de handicap ou ayant des difficultés linguistiques ou de compréhension.
La certification Qualiopi est devenue un incontournable pour tous les prestataires de formation. L’indicateur 9, en particulier, est crucial pour garantir la qualité de l’information fournie aux bénéficiaires. Dans cet article, nous allons détailler comment réussir cet indicateur et ainsi optimiser votre processus de certification.
Qu’est-ce que l’indicateur 9 de Qualiopi ?
L’indicateur 9 de Qualiopi se présente comme un maître de cérémonie. Sa mission ? « Informer les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation ». En d’autres termes, il s’assure que tout le monde sait où et quand la fête commence, ce qu’ils doivent apporter et comment ils peuvent participer. Et si quelque chose change ? Pas de d’inquiétude, l’indicateur 9 est là pour tenir tout le monde informé.
Pourquoi est-ce important pour votre formation ?
Pensez à l’indicateur 9 comme à votre guide dans une jungle d’informations. Il garantit que toutes les informations importantes sont clairement communiquées aux bénéficiaires. Vous seriez heureux de vous pointer à une fête et de se rendre compte sur place que c’était une soirée déguisée ?
Afin d’être sur que vos stagiaires soient le plus alignés possible, il est impératif de leur fournir un maximum de détails comme les modalités d’inscription, les horaires et les lieux de l’activité, et même les modalités de résiliation et de remboursement en cas de besoin. En fin de compte, l’indicateur 9 s’assure que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
Comment répondre à l’indicateur 9 de Qualiopi ?
Répondre à l’indicateur 9, c’est un peu comme préparer un grand voyage. Vous devez vous assurer que vous avez tous les documents nécessaires pour passer la porte d’embarquement ! Dans la formation c’est pareil on doit réunir le règlement intérieur, le livret d’accueil, les convocations, et tout autre élément que vous jugerez important. Et une fois que vous avez tout préparé, vous devez partager ces informations avec les bénéficiaires. Que ce soit par mail, courrier, site internet ou affichage dans les locaux du centre, chaque canal de communication est une nouvelle route vers la transparence !
Et voici les étapes à suivre :
- Identifier les informations à fournir aux bénéficiaires : Il faut dresser la liste des invités pour une fête. Vous devez savoir qui doit être informé et de quoi.
- Rendre ces informations accessibles et compréhensibles pour tous les publics : On concocte une playlist de feu pour la fête. Et oui vous voulez quelque chose qui plaira à tout le monde.
- Communiquer ces informations de manière adéquate : C’est comme envoyer les invitations. Vous devez vous assurer qu’elles atteignent tout le monde et qu’elles sont claires et précises.
- S’assurer de la qualité et de la mise à jour de l’information : On vérifie la liste des invités et on s’assure que personne n’a été oublié et que tout le monde a bien reçu son carton d’invitation.
- Veiller à la transparence et à la confiance des bénéficiaires : Votre objectif est de devenir le meilleur hôte ? Alors il va falloir que vos invités se sentent à l’aise et en confiance.
En suivant ces étapes, vous serez prêt à briller lors de la grande première de l’indicateur 9.
En conclusion :
L’indicateur 9 c’est cette personne qui travaille parfois dans l’ombre pour garantir la qualité de l’information fournie aux bénéficiaires. En maîtrisant cet indicateur, vous ne vous contentez pas de cocher une case sur une liste. Vous améliorez la qualité de votre offre de service et vous la rendez plus accessible à un large public. Et en fin de compte, vous renforcez la confiance et la satisfaction de vos bénéficiaires, ce qui est le véritable secret du succès de votre activité de formation.
Rappel
Éléments de preuve et non-conformités
ÉLÉMENTS DE PREUVE
Règlement intérieur disponible et communiqué aux bénéficiaires
Livret d’accueil présent et distribué
Convocations envoyées aux bénéficiaires
Conditions générales d’utilisation (CGU) accessibles
Nom des référents pédagogiques et administratifs communiqué
Organigramme disponible
Aspects périphériques à la formation (hébergement, restauration, transport, rémunération…) communiqués
Modalités d’accès pour les personnes en situation de handicap précisées
Informations diffusées par mail, courrier, site internet ou affichage dans les locaux du centre
Responsables légaux des mineurs informés
Mesures de santé et de sécurité prévues par le règlement intérieur de l’entreprise applicables si la prestation se déroule en entreprise
ÉLÉMENTS DE NON-CONFORMITÉS
Absence de règlement intérieur ou non communication de celui-ci
Absence de livret d’accueil ou non distribution
Absence de convocations ou non envoi de celles-ci
CGU non accessibles ou non existantes
Non communication des noms des référents
Absence d'organigramme
Non communication des aspects périphériques à la formation
Absence de précision sur les modalités d'accès pour les personnes en situation de handicap
Absence de diffusion des informations ou diffusion par des canaux non appropriés
Non information des responsables légaux des mineurs
Non application des mesures de santé et de sécurité prévues par le règlement intérieur de l’entreprise si la prestation se déroule en entreprise
LES OUTILS ⚙️🚀
WORDPRESS
Ce système de gestion de contenu peut être utilisé pour créer et gérer un site Web où toutes les informations nécessaires peuvent être publiées et mises à jour régulièrement.
MAILCHIMP
Ce service d’e-mail marketing peut être utilisé pour envoyer des e-mails en masse aux bénéficiaires et à leurs responsables légaux, fournissant toutes les informations nécessaires et les mises à jour.
TRELLO
Ce logiciel de gestion de projet peut être utilisé pour organiser et suivre la mise à jour des informations, pour s’assurer que toutes les informations sont communiquées en temps voulu et pour gérer la communication avec les bénéficiaires.
Les réseaux sociaux peuvent être utilisés pour diffuser des informations sur les conditions de déroulement de la prestation à un large public et pour communiquer rapidement les modifications apportées aux prestations proposées.
GOOGLE LENS
Cette extension de navigateur peut aider à rendre les sites Web plus accessibles pour les personnes en situation de handicap visuel en proposant des fonctionnalités comme la simulation de daltonisme, l’inspection d’accessibilité et le suivi du focus clavier.
CANVA
Un outil de conception graphique en ligne qui vous permet de créer des supports visuels attrayants pour présenter vos prestations de manière claire et convaincante.